Byggingarfulltrúinn í Reykjavík er fyrstur byggingafulltrúa á landinu til að fá vottun ISO 9001
Embætti byggingafulltrúans í Reykjavík hefur fengið vottun samkvæmt ISO 9001 um gæðastjórnunarkerfi. Í staðlinum eru settar fram kröfur um það hvað gæðastjórnun á að uppfylla, s.s. þarfir viðskiptavina með réttum eiginleikum þeirrar þjónustu sem þeir njóta og gerðar eru kröfur til birgja sem þjónusta embættið.
Kjarni ISO 9001 felst í ferlisstjórnun. Öll þau ferli sem starfsemi byggingarfulltrúa tekur til eru nú römmuð inn og túlkuð sem viðfangsefni stjórnunar. Það hjálpar starfsfólki að greina óskir viðskipavina og að ná árangri í störfum, m.a. með skráningum kvartana og könnunum á meðal viðskipavina. Þá er brugðist við því sem aflaga fer og lærdómur dreginn af því.
„Starfsfólk byggingarfulltrúa vinnur í flóknu umhverfi hvað varðar lög og reglugerðir og því mikilvægt að hafa svona gæðakerfi sem skýrir út alla verkferla hjá embættinu og gerir vinnuna handhægari og þægilegri,“ segir Nikulás Úlfar Másson, byggingarfulltrúi í Reykjavík, en það embætti er það viðamesta á landinu og vill ganga á undan með góðu fordæmi.
„Umhverfis- og skipulagssvið er með vottað umhverfisstjórnun ISO 14001 en byggingarfulltrúinn í Reykjavík er fyrstur byggingafulltrúa á landinu til að fá vottun ISO 9001. Ákveðið var fara alla leið, útbúin stefna og markmið sett,“ segir Anna Rósa Böðvarsdóttir umhverfis- og gæðastjóri sviðsins.
Það var töluvert verkefni að koma allri vinnu á vegum byggingafulltrúa í ferli en þau felast m.a. í því að samræma vinnu starfsmanna með það að markmiði að bæta þá þjónustu sem viðskiptavinirnir fá. Allir þurfa að vera með á nótunum í þessari gæðavinnu, allt starfsfólk og allir yfirmenn ef verkefnið á að heppnast að mati Önnu Rósu.
Tækifæri til að bæta þjónustuna
Gæðavottunin er tækifæri til að bæta þjónustu við viðskiptavini og minnka sóun á tíma starfsfólks og viðskiptavina. Ásamt því hjálpar gæðastjórnunin fólki að sjá hvar áherslurnar liggja og hvernig best er að samræma vinnubrögð. „Við erum stanslaust að bæta okkur, við greinum galla og frábrigði með því að vinna eftir þessum verklagsreglum,“ segir Anna Rósa.
Haldið er utan um allar kvartanir hjá byggingarfulltrúa og þær flokkaðar niður eftir tegundum. Þannig er hægt að fylgjast með fjölda kvartana, hver staða þeir er og greina hvort úrbóta sé þörf.
Núna verða gerðar reglulegar innri úttektir á helstu ferlum í kerfinu, þar sem athugað er hvort byggingarfulltrúi vinni eftir ferlunum. Ytri úttektaraðili kemur svo tvisvar á ári og tekur út kerfið til að sannreyna að unnið sé eftir kerfinu. Meðfram þessu verða frábrigði frá verklagi skráð og leitað leiða til að koma í veg fyrir að þau verði aftur, auk þess sem unnið verður að forvarna- og úrbótaverkefnum.
Á umhverfis- og skipulagssviði er starfrækt umhverfis- og gæðaráð sem fjallar um fræðslu starfsmanna, niðurstöður frá rýni stjórnenda, umbótaferli, frábrigði ofl. Í ráðinu sitja skrifstofustjórar ásamt fleirum. Einn aðaltilgangurinn með virkri gæðastjórnun eru stöðugar umbætur til að ná enn betri árangri og er þessi vottun liður í því starfi.