Frá vegferð til veruleika
Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2025
Gæðastjórnunarkerfið Varða
Leiðarljós þjónustu- og nýsköpunarsviðs er að vera einu skrefi á undan, setja fólk í fyrsta sæti og halda áfram að þora. Þessi nálgun hefur einkennt innleiðingu Vörðu, nýs gæðastjórnunarkerfis sem hefur þegar haft víðtæk áhrif innan Reykjavíkurborgar.
Við settumst niður og ræddum við Drífu Guðjónsdóttur Plank, eiganda lausnarinnar, um verkefnið, vegferðina og lærdóminn.
Við þurftum kerfi sem væri markvissara, notendavænna og í raun til þess gert að styðja við gæðastarf á heildstæðan hátt.
Geturðu sagt okkur frá því hvað kveikti þörfina fyrir nýja lausn í gæðamálum?
Formgerð gæðahandbókar þjónustu- og nýsköpunarsviðs var í raun komin ágætlega á veg, en árið 2024 fann ég sterkt að okkur vantaði betri lausn til að halda utan um gæðaskjölin. Við þurftum kerfi sem væri markvissara, notendavænna og í raun til þess gert að styðja við gæðastarf á heildstæðan hátt.
Við höfðum áður prófað mismunandi lausnir. Við áttum Atlassian Confluence til og höfðum sett upp vísi að gæðahandbók þar en virknin hafði sínar takmarkanir og bauð ekki alveg upp á þá gæðastjórnunar eiginleika sem við vildum sjá.
Hver var leiðin að því að velja lausnina?
Á þessum tíma styrktust innviðir hjá Reykjavíkurborgar með tilkomu Microsoft 365, sem opnaði nýja möguleika á að nota SharePoint fyrir gæðakerfi. Við fórum í frumathugunarverkefni þar sem við skoðuðum þarfirnar okkar mjög vel og könnuðum hvað önnur fyrirtæki og stofnanir væru að gera.
Möguleikar á að nota SharePoint til að setja upp gæðakerfi gerðu ákvörðunina í raun borðleggjandi - að finna lausn sem nýtti fyrirliggjandi innviði er hagkvæm lausn. Niðurstaðan varð síðan sú að velja lausn frá Spektra og aðlaga hana að okkar þörfum og fékk afurðin nafnið Varða.
Við höfum lagt ríka áherslu á að samræma gæðamál yfir alla borgina, allt frá sniðmátum til verkferla...
Hvað er Varða?
Varða er gæðastjórnunarkerfi sem byggir á SharePoint og er því í kunnuglegu vinnuumhverfi fyrir starfsfólk. Í kerfinu er hægt að búa til og vinna gæðaskjöl af ólíkum skjalategundum, samræma sniðmát, halda utan um útgáfustýringu og sjá sögu skjala.
Það styður við allt ferlið, allt frá vinnslu og rýni skjala yfir í samþykktir og þjálfun. Kerfið getur líka sent áminningar til ábyrgðaraðila til að tryggja að skjöl séu reglulega yfirfarin og uppfærð í takt við raunverulegt verklag. Slík endurskoðun er gríðarlega mikilvæg í allri gæðastjórnun.
Hvernig gekk innleiðingin?
Varða var sett í loftið í byrjun árs 2025 og innleiðingin hefur gengið mjög vel. Eftir að þjónustu- og nýsköpunarsvið hafði innleitt sína Vörðu kom hún fljótlega út hjá umhverfis- og skipulagssviði. Uppsetning og innleiðing Vörðu gæðastjórnunarkerfis hjá öðrum sviðum hefur síðan verið í höndum vörustjóra, sem er Lena Dögg Dagbjartsdóttir, mín sem eiganda lausnarinnar og svo faghóps sem ég held utan um og samanstendur af sérfræðingum í gæðamálum á hverju sviði.
Þessi dýrmæta samvinna hefur verið lykilatriði. Við höfum lagt ríka áherslu á að samræma gæðamál yfir alla borgina, allt frá sniðmátum til verkferla, og við Lena Dögg erum til staðar og styðjum við innleiðinguna með leiðbeiningum og aðstoð. Auk þess lærum við hvert af öðru, þvert á borgina.
Kerfið gerir starfsfólki kleift að taka virkari þátt í gæðastarfi, til dæmis með því að rýna skjöl, leggja til umbætur og fylgja ferlum eftir.
Hvaða áskoranir komu upp?
Helsta áskorunin er líklega sú að innleiðingin er að einhverju leyti átaksverkefni sem bætist ofan á önnur verkefni hjá fólki. Það krefst tíma og einbeitingar að koma þessu upp.
Hins vegar er markmiðið að þetta verði einfaldlega hluti af daglegu starfi þar sem aukin gæðavitund og markvissari vinnubrögð verða náttúruleg afleiðing.
Hvaða áhrif hefur Varða haft?
Áhrifin eru þegar farin að sjást. Kerfið gerir starfsfólki kleift að taka virkari þátt í gæðastarfi, til dæmis með því að rýna skjöl, leggja til umbætur og fylgja ferlum eftir.
Við erum í raun að valdefla notendur og gefa þeim verkfæri til að hafa áhrif á sitt eigið starfsumhverfi. Þannig á gæðastjórnun að vera: lifandi og þátttökudrifið umbótastarf.
Sérstaklega að sjá virðið fyrir starfsfólk, að fólk upplifi að það hafi fengið í hendurnar tól sem nýtist í daglegu starfi.
Hvernig þróaðist verkefnið út fyrir þjónustu- og nýsköpunarsvið?
Haustið 2025 var gerður samningur sem öll svið Reykjavíkurborgar gátu nýtt sér. Í kjölfarið fór af stað kynningarátak og unnið er að áframhaldandi uppsetningu hjá nánast öllum sviðum borgarinnar, auk miðlægrar stjórnsýslu og innri endurskoðunar.
Þetta sýnir hversu mikilvægt það er að samræma gæðamál. Með sameiginlegu kerfi náum við betri yfirsýn, einföldum vinnu og styrkjum faglegt gæðastarf þvert á borgina.
Hvað hefur verið ánægjulegast við verkefnið?
Það hefur verið mjög ánægjulegt að sjá hlutina verða að veruleika og virka í raun. Sérstaklega að sjá virðið fyrir starfsfólk, að fólk upplifi að það hafi fengið í hendurnar tól sem nýtist í daglegu starfi. Vonandi þekkir allt starfsfólk fljótlega varda.reykjavik.is.
Einnig hefur verið einstaklega lærdómsríkt að vinna með fólki þvert á svið. Enginn vinnudagur er eins og samstarfið hefur verið bæði gefandi og skemmtilegt.
Hvað er fram undan?
Framundan er áframhaldandi vinna við innleiðingu og þróun Vörðu. Markmiðið er að öll gæðaskjöl borgarinnar komist inn í kerfið og að nýtingin verði enn markvissari.
Ég er sannfærð um að með því mun gæðavitund halda áfram að aukast og umbótastarf verða enn sýnilegra og áhrifameira.