Frá vegferð til veruleika
Ársskýrsla þjónustu- og nýsköpunarsviðs 2025
Ábatamat verkefna
Til að draga betur fram raunverulegan árangur og áhrif verkefna hefur þjónustu- og nýsköpunarsvið þróað og innleitt ábatamat. Aðferðafræðin er orðin lykilþáttur í verkefnastýringu sviðsins og hjálpar til við að sýna með skýrum og mælanlegum hætti hvaða virði fjárfestingar og umbótaverkefni skapa.
Búi Bjarmar Aðalsteinsson, stafrænn leiðtogi þjónustu- og nýsköpunarsviðs, hefur leitt þessa vinnu frá upphafi, mótað hugmyndafræðina og stýrt innleiðingu hennar í daglegu starfi. Í viðtalinu fer hann yfir aðdragandann, helstu lærdóma og hvaða áhrif ábatamatið hefur haft á starfsemina.
Í opinberri umræðu er oft lögð megináhersla á hvað þjónustan kostar, en síður á þann ábata sem hún skilar. Við vildum snúa þeirri nálgun við.
Ábatamat sýnir raunverulegt virði verkefna
Á síðustu árum hefur sviðið lagt aukna áherslu á ábatamat sem leið til að varpa ljósi á raunverulegan ávinning verkefna fyrir borgarbúa og starfsfólk. Í stað þess að horfa eingöngu til kostnaðar er markmiðið að skilja hvaða virði þjónustan skapar.
„Ábatamat snýst í grunninn um að svara einfaldri spurningu: hvernig gengur okkur?” segir Búi. „Í opinberri umræðu er oft lögð megináhersla á hvað þjónustan kostar, en síður á þann ábata sem hún skilar. Við vildum snúa þeirri nálgun við.“
Aðferðafræðin var þróuð í tengslum við stafræna vegferð Reykjavíkurborgar og fjárfestingar á þeim tíma. Lögð var áhersla á einfaldleika svo mælingarnar yrðu hluti af daglegu starfi en ekki viðbótarverkefni. Einkum er horft til tveggja lykilstærða: tíma og kostnaðar, sem gefa skýra mynd af því hvað verkefni skila í raun, að sögn Búa.
Hluti af daglegu verklagi
Ábatamat er nú orðið fastur liður í verkefnastýringu sviðsins. Upplýsingum er safnað strax í upphafi verkefna, sem auðveldar bæði eftirfylgni og mat á árangri.
„Innleiðingin hefur þó ekki verið án áskorana. Þetta krefst þess að fólk hugsi verkefnin á nýjan hátt“, segir Búi. Í sumum tilfellum, eins og innviðaverkefnum eða tæknilegum grunnlausnum, er erfiðara að mæla bein áhrif. En skilningur á mikilvægi þessa er sífellt að aukast.
Ábatamatið hefur einnig haft jákvæð áhrif á menningu innan sviðsins. Starfsfólk fær skýrari sýn á árangur verkefna sinna og hvaða raunverulegu breytingar verða til. Við heyrum oftast um það sem gengur illa eða er erfitt. Ábatamat hjálpar okkur að sjá allt það sem gengur vel; og það er margt, bætir Búi við.
Við sáum meðal annars umtalsverðan samdrátt í komum í þjónustuver, allt að 80%. Þetta sýnir vel hversu mikil áhrif einfaldar úrbætur geta haft.
Skýrari ákvörðunartaka og meiri yfirsýn
Með því að setja niðurstöður verkefna í mælanlegt samhengi verður auðveldara að taka upplýstar ákvarðanir um forgangsröðun fjárfestinga. Ábatamatið dregur upp heildarmynd af áhrifum verkefna, frekar en að einblína á einstaka þætti.
Þetta gefur fólki tilfinningu fyrir stærðinni á áhrifunum, segir Búi. Við sjáum ekki bara hvað eitt verkefni gerði, heldur hvernig fjárfestingar í heild skila sér.
Áhugi á aðferðinni hefur farið vaxandi, bæði innan borgarinnar og utan. Fjármála- og áhættustýringarsvið hefur til að mynda sýnt henni áhuga og horfir jafnframt til þess að fleiri sveitarfélög og stofnanir tileinki sér svipaða nálgun. Ef fleiri gera þetta getum við borið okkur saman, lært hvert af öðru og haldið áfram að þróast.
Mælanlegur árangur í framkvæmd
Eitt skýrasta dæmið um ávinning er innleiðing rafrænna byggingaumsókna. Þar voru gerðar tiltölulega afmarkaðar breytingar sem höfðu þó veruleg áhrif.
Þetta sparaði bæði tíma og kostnað fyrir notendur og starfsfólk, segir Búi. „Við sáum meðal annars umtalsverðan samdrátt í komum í þjónustuver, allt að 80%. Þetta sýnir vel hversu mikil áhrif einfaldar úrbætur geta haft.”
Fólk verður oft hissa á því hversu mikil áhrif verkefnin hafa í raun.
Jákvæð viðbrögð og aukinn skilningur
Viðbrögð við niðurstöðum ábatamatsins hafa í heildina verið afar jákvæð. Margir lýsa því að niðurstöðurnar komi þeim á óvart, bæði hvað varðar umfang og áhrif verkefnanna. Ávinningur sem áður var ósýnilegur verður þannig bæði skýr og mælanlegur.
„Fólk verður oft hissa á því hversu mikil áhrif verkefnin hafa í raun“, segir Búi. Við erum vön að einblína á áskoranirnar og það sem gengur illa, en með ábatamati færist athyglin líka yfir á það sem hefur tekist vel, og það er oft meira en við gerum okkur grein fyrir.
Tækifæri til að staldra við og skoða heildarmyndina
Ábatamatið gefur starfsfólki tækifæri til að staldra við og skoða heildarmyndina. Í stað þess að einblína á einstök verkefni eða daglegar áskoranir, verður sýnilegra hvernig breytingarnar leggjast saman og skila raunverulegum ávinningi fyrir borgarbúa og starfsemi borgarinnar.
Þetta hjálpar okkur að rifja upp af hverju við fórum af stað í þessar breytingar, þessa stafrænu umbreytingu. Þetta sýnir einnig fram á hvernig við erum ekki einungis að þróa þjónustu breytinganna vegna, heldur til að bæta hana í raun og veru og nýta fjármuni betur. Ábatamatið gerir okkur kleift að sjá það svart á hvítu.
Jákvæð áhrif á umræðu um opinber útgjöld
Auk þess hefur ábatamatið jákvæð áhrif á umræðu um opinber útgjöld. Með því að sýna fram á hvað fæst fyrir fjárfestingar verður auðveldara að skilja virði þeirra og skapa traust, bæði innan borgarkerfisins og út á við. Þá upplifir starfsfólk einnig aukið mikilvægi og tilgang í sínu starfi, þar sem framlag þess verður sýnilegra og mælanlegt.
Búi bindur jafnframt vonir við að fleiri taki upp sambærilega aðferðafræði. „Ef fleiri sveitarfélög og opinberir aðilar fara að meta ábata með svipuðum hætti skapast tækifæri til samanburðar. Þá getum við séð hvar aðrir eru að gera betur og lært hvert af öðru, sem hjálpar okkur öllum að þróa betri þjónustu og nýta fjármagn með enn markvissari hætti."