Endurskoðunarnefnd
Endurskoðunarnefnd
Árið 2013, miðvikudaginn 9. janúar, var haldinn 29. fundur endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar. Fundurinn var haldinn í Ráðhúsi Reykjavíkur og hófst kl. 08.30. Viðstödd voru: Sigrún Guðmundsdóttir og Sturla Jónsson. Fundarritari var Anna Margrét Jóhannesdóttir.
Þetta gerðist:
1. Samþykkt síðustu fundargerðar.
2. Staða útboðsmála. Undirbúningur sameiginlegs útboðs fyrir ytri endurskoðun samstæðu Reykjavíkurborgar. Á fundinn kom endurskoðunarnefnd OR; Sigríður Ármannsdóttir og Ingvar Garðarsson. Einnig mættu á fundinn frá Reykjavíkurborg borgarritari, fjármálastjóri og deildarstjóri og verkefnisstjóri innkaupadeildar.
a. Farið var yfir afstöðu B-hluta félaganna varðandi sameiginlegt útboð á ytri endurskoðun: Borgarritari gerði grein fyrir framgangi samskipta við B-hluta félög Reykjavíkurborgar. Samþykkt liggur fyrir hjá fimm félögum um þátttöku í sameiginlegu útboði. Eitt félag hefur samþykkt aðkomu að útboðinu með fyrirvara. Fram kom að óheppilegt er að félag taki þátt í útboði með fyrirvara og því þyrfti að taka afstöðu til þess hvort það myndi geta gengið eftir í þessari útboðslýsingu. Gert er ráð fyrir að svör komi á næstunni frá þeim félögum sem ekki hafa svarað.
b. Verkefnayfirlit: Deildarstjóri innkaupadeildar fór yfir tillögu um utanumhald og framkvæmd útboðsins. Markmið að útboðsvinnu ljúki í maí. Utanumhald og verkefnastjórn verði hjá innkaupadeild. Verkefnið er á áætlun. Bent var á að nauðsynlegt væri að vera með forauglýsingu um væntanlegt útboð hjá Reykjavíkurborg á EES-svæðinu. Forauglýsing er tilkynning um mögulegt útboð á árinu; stutt lýsing og áætlaður tími. Tilgangur auglýsingar er að láta markaðinn vita og er í raun ekki bindandi. Ákveðið var að áður en slík auglýsing verður send út þarf að senda drög að auglýsingu á formann endurskoðunarnefndar.
c. Gagnaöflun varðandi kostnað við endurskoðun: Skrifstofa borgarstjóra og borgarritara er að safna saman kostnaði við endurskoðun og aðkeypta aðra endurskoðunarþjónustu.
d. Önnur gagnaöflun: Farið yfir lista frá Fjármálaskrifstofu yfir gögn sem safna þarf saman og vera til hliðsjónar við útboðsgerð. Nefndarmenn ætluðu að gefa sér tíma til að fara yfir skjalið og koma síðar með viðbætur við skjal FMS.
e. Farið yfir stjórnskipulag verkefnisins; eiganda verkefnisins, uppbygging stýrihóps og verkefnishóps.
3. Ytri endurskoðun ; Á fundinn komu Guðmundur Snorrason og Arna G. Tryggvadóttir frá PwC.
a. Rætt um að formgera samskipti við ytri endurskoðendur; skilgreina fyrirkomulag samskipta ytri endurskoðunar við endurskoðunarnefnd, FMS og Innri endurskoðun.
b. Gert var grein fyrir framgangi endurskoðunar borgarinnar. Helstu starfseiningar borgarinnar hafa verið heimsóttar. Fram kom að nýtt stjórnskipulag Reykjavíkurborgar var samþykkt 1. september 2012 en ákveðið að fjárhagslegt utanumhald tæki ekki breytingum fyrr en 1. janúar sl.
c. Rætt um aukaverk. Samvinnuverkefni er á milli Innri endurskoðunar og PwC varðandi tölvuendurskoðun. Á þessu stigi skoðunar liggur ekki fyrir hvort óskað verði eftir að fara í aukaverk.
4. Störf nefndarinnar:
a. Farið var yfir verkáætlun og verkefni eru á áætlun.
b. Gagnaöflun fyrir útboð um endurskoðunarþjónustu. Farið var yfir gagnaöflunarskjöl og nefndarmenn ákváðu að fara betur yfir þau og koma síðar fram með viðbótartillögur.
Fundi slitið kl. 11.45
Sigrún Guðmundsdóttir
Sturla Jónsson
PDF útgáfa fundargerðar
Endurskoðunarnefnd-090113.pdf