Endurskoðunarnefnd
Endurskoðunarnefnd
Árið 2012, þriðjudagur 13. nóvember, var haldinn 26. fundur endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar. Fundurinn var haldinn í Ráðhúsi Reykjavíkur og hófst kl. 15:30. Viðstödd voru: Ólafur B Kristinsson, Sigrún Guðmundsdóttir og Sturla Jónsson. Fundarritari var Anna Margrét Jóhannesdóttir.
Þetta gerðist:
1. Samþykkt síðustu fundargerðar. Undirbúningur sameiginlegs útboðs fyrir ytri endurskoðun samstæðu Reykjavíkurborgar. Á fundinn kom endurskoðunarnefnd OR; Sigríður Ármannsdóttir, Gylfi Magnússon og Ingvar Garðarsson. Einnig mættu á fundinn frá Reykjavíkurborg borgarritari, fjármálastjóri og deildarstjóri innkaupadeildar. Tveir fulltrúar frá innkaupadeild OR mættu einnig á fundinn..
2. Innkaupaskrifstofur OR og RVK hafa hvor í sínu lagi verið að vinna að undirbúningi fyrir verkefnið. Innkaupaskrifstofa OR hefur stillt upp kröfum er snúa að OR.
3. Fundur með SSH. Tveir fulltrúar endurskoðunarnefndar RVK hittu stjórn SSH. Á fundinum voru kynnt áform um sameiginlegt útboð samstæðu RVK. Rætt um að þetta væri stefnumarkandi viðfangsefni fyrir sveitarfélögin en þyrfti að vera tekið upp og samþykkt af stjórnum B-hluta félaganna.
4. Rætt um möguleika á að fá utanaðkomandi ráðgjafa að verkefninu og Ottó Magnússon hjá Capacent nefndur í því samhengi. Þetta er eitt af því sem þyrfti að taka upp við borgarritara. Í því sambandi var rætt um kostnaðarhlutdeild aðila máls, þ.e. B-hluta félaga, í verkefninu. Fulltrúar OR vildu fá kostnaðarhlutdeildarviðmið sem snúa að þeim.
5. Rætt um að setja fjárhæðaviðmið í tengslum við hæfisskilyrði endurskoðendafyrirtækja. Formaður nefndarinnar gerði grein fyrir óformlegu spjalli sem átti sér stað við staðgengil borgarlögmanns. Þar kom fram að meginreglan varðandi kröfur til hæfis bjóðenda felst í málefnalegum kröfum sem eru í tengslum við efni samningsins sem verið er að bjóða út. Þær kröfur mega hvorki vera sérsniðnar að einum bjóðanda né heldur útiloka aðra bjóðendur. Á hinn bóginn getur verið nauðsynlegt að gera kröfu um að bjóðandi hafi ekki unnið að tilteknum verkefnum en það getur verið vandasamt að orða slíka kröfu. Til þess að leggja mat á hvort kröfur um hæfi bjóðenda standist lög um opinber innkaup, er heppilegast að fyrir liggi tillaga að orðalagi hæfiskrafna.
6. Skilgreining verkefnis liggur enn ekki fyrir, þ.e. verklýsing og tímaáætlun fyrir verkefnið í heild sinni. Huga þarf að skilgreiningu verkefnisins t.d. hvað varðar umfang og aðkomu einstakra B-hluta félaga, kröfur til þeirra um áritanir o.fl. Ákveðið var að fundarritari boðaði borgarritara á fund ásamt formanni endurskoðunarnefndar, fjármálastjóra og deildarstjóra innkaupadeildar RVK. Þar verði farið yfir skilgreiningu verkefnisins, ábyrgð og verkaskiptingu. Einnig þarf að ræða mögulega aðkomu þriðja aðila og kostnaðarskiptingu aðila máls.
7. Endurskoðunarnefnd RVK stilli upp drögum að hæfiskröfum. Fjármálastjóri tók að sér að gera fyrstu drög og lista upp þau atriði sem skiptu máli við setningu hæfisskilyrða. Endurskoðunarnefnd RVK fær þetta til yfirlestrar og sendir endurskoðunarnefnd OR.
8. Umræða um óhæði; slíkt er matskennt. Hæfisskilyrði geta m.a. tekið mið af stærð fyrirtækja, fjölda starfsmanna og kröfum um tengsl við alþjóðlegar samstæður. Einnig kom fram umræða um kröfur í tengslum við samfélagslegar skyldur; t.d. samkeppnisskyldur – joint audit.
9. Ákveðið var að endurskoðunarnefndirnar myndu hittast aftur 12. desember og fara yfir hæfisskilyrði.
10. Ákveðið var að halda fund um miðjan janúar með innkaupadeildum RVK og OR.
11. Fjármálastjóri og skrifstofustjóri áætlana og greininga hjá FMS komu á fundinn og kynntu „Áætlanir Reykjavíkurborgar fyrir A-hlutasamstæðuna og b-hlutafélög“. Þar kom m.a. fram að skylda sé að leggja fram fjárhagsáætlun á föstu verðlagi en Fjármálaskrifstofa tók einnig saman fjárhagsáætlun miðað við breytilegt verðlag.
12. Farið var yfir nokkrar ólíkar sviðsmyndir í tengslum við yfirferð á frumvarpi til 5 ára.
13. Farið var yfir starfs- og endurskoðunaráætlun Innri endurskoðunar og hún samþykkt.
14. Varðandi ráðningu ytri endurskoðenda var ráðningarbréfið samþykkt af hálfu endurskoðunarnefndar. Endurskoðunarnefnd gerir engar athugasemdir við óhæðisbréf skoðunarmanna.
15. Uppgjörsferill. Formaður endurskoðunarnefndar gerði grein fyrir verkefni um skoðun á uppgjörsferli Reykjavíkurborgar. Ákveðið var að formaður héldi áfram að ræða við ráðgjafafyrirtæki og undirbúa samning um verk-, tíma- og kostnaðaráætlun.
16. Hæfisskilyrði. Rætt var um fyrirkomulag við vinnu við hæfisskilyrði. Ákveðið var að einn nefndarmanna tæki saman minnispunkta er varða annars vegar hæfiskröfur fyrir útboð á endurskoðunarþjónustu og hins vegar hæfiskröfur um viðbótarþjónustu á sviði endurskoðunar er myndu falla undir rammasamninga borgarinnar.
Fundi slitið kl. 18.30
Ólafur B. Kristinsson
Sigrún Guðmundsdóttir Sturla Jónsson