Vinnsla persónuupplýsinga í skólahljómsveitum
Reykjavíkurborg rekur fjórar skólahljómsveitir, í Vesturbæ og Miðborg, í Austurbæ, í Árbæ og Breiðholti og í Grafarvogi. Á þessari síðu má nálgast fræðslu um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nemenda og foreldra/forsjáraðila í skólahljómsveitum Reykjavíkurborgar
Persónuupplýsingar
Skólahljómsveitir Reykjavíkurborgar þurfa að vinna með tilteknar persónuupplýsingar nemenda sem sækja um í skólahljómsveit og sem skráðir eru í skólahljómsveit, foreldra/forsjáraðila þeirra og starfsfólk sveitanna.
Nýtt rafrænt kerfi
Tekin hefur verið ákvörðun um að skólahljómsveitir Reykjavíkurborgar taki upp nýtt rafrænt upplýsinga- og skráningarkerfi, SpeedAdmin í staðinn fyrir núverandi kerfi, School Archive. Upplýsingar um nemendur og foreldra/forsjáraðila þeirra sem nú þegar eru í School Archive hafa verið fluttar yfir í SpeedAdmin.
Fræðsla
Hér að neðan eru veittar upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga nemenda og foreldra/forsjáraðila þeirra sem sækja um í skólahljómsveit og eru skráð í skólahljómsveitir á vegum borgarinnar, sem nauðsynlegar eru fyrir foreldra/forsjáraðila og eftir atvikum nemendur að kynna sér til að tryggja gagnsæi og fræðslu í tengslum við framangreinda vinnslu persónuupplýsinga.
Hver skólahljómsveit fyrir sig er ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga í viðkomandi skólahljómsveit, í skilningi laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og hvíla á þeim ákveðnar skyldur samkvæmt því. Reykjavíkurborg telst einnig vera ábyrgðaraðili persónuupplýsinga, samkvæmt ofangreindum lögum, þar sem borgin sér um að skrá notendur í kerfið. SpeedAdmin veitir ábyrgðaraðila aðgang að skráningar- og upplýsingakerfi sínu og telst vinnsluaðili í skilningi laganna. Á ábyrgðaraðila og vinnsluaðila hvíla skyldur og ábyrgð samkvæmt persónuverndarlögum. Meðal þess er að upplýsa og fræða hvernig er unnið með persónuupplýsingar nemenda og foreldra/forsjáraðila í þeim kennslulausnum sem notaðar eru í skólastarfi.
Skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar hefur framkvæmt áhættumat og mat á áhrifum á persónuvernd fyrir SpeedAdmin. Skóla- og frístundasvið (SFS) hefur gert sérstakan vinnslusamning við SpeedAdmin fyrir hönd skólahljómsveita Reykjavíkurborgar
Hver er tilgangur vinnslu persónuupplýsinga og grundvöllur hennar?
Reykjavíkurborg og skólahljómsveitum á vegum borgarinnar er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar barna og foreldra/forsjáraðila vegna umsóknar um skólahljómsveit. Nánar tiltekið er þeim meðal annars nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar nemenda til að vinna úr umsóknum í skólahljómsveit, vegna skráningar barna í skólahljómsveit, til að halda utan um starfið með barninu eftir að það byrjar og til þess að veita foreldrum aðgang að upplýsingum um börn sín og þeirra námsframvindu.
Vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á Reykjavíkurborg, það er að gefa nemendum kost á að taka þátt í tómstunda- og félagsstarfi. Lögmæti vinnslunnar byggir á því að vinnslan þyki nauðsynlegt vegna verkefnis sem unnið er í þágu almannahagsmuna og við beitingu opinbera valds sem borgin fer með, sbr. 5. tölul. 1. mgr. 9. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Lagaskylduna sem hvílir á Reykjavíkurborg sem sveitarfélag má finna í 5., 18., 33. gr. og 47. gr. a laga um grunnskóla nr. 90/2008 sbr., jafnframt 7. gr. a reglugerðar nr. 897/2009 um miðlun og meðferð upplýsinga um nemendur í grunnskólum og rétt foreldra til aðgangs að upplýsingum um börn sín.
Ef kemur til vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga eins og upplýsinga um veikindi eða greininga af læknisfræðilegum toga vegna umsóknar og skráningar í skólahljómsveit er vinnsla þeirra upplýsinga byggð á heimild 3. töluliðar 11. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Almennt eru slíkar upplýsingar ekki skráðar í SpeedAdmin en komið getur til þess að upplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, svo sem bráðaofnæmi og flogaveiki verði skráðar í lausnina til að tryggja öryggi nemandans á grundvelli 3. töluliðar 1. mgr. 11. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Fjarkennsla
SpeedAdmin býður upp á fjarkennslu í „Study planner“ en það er möguleiki sem þarf að virkja sérstaklega. Fjarkennslumöguleikinn er hugsaður til notkunar í undantekningartilfellum.
Til að tryggja fjarkennslu eftir því sem við á og nauðsyn krefur og að uppfylltum öllum kröfum, þar með talið leiðbeiningum Persónuverndar, um fjarkennslu í skólum. Fjarkennsla notast við vefsíðuna Vonage.com. Tekið er sérstaklega fram að ekki er hægt að taka upp kennsluna.
Smáforrit
Einnig er í boði að nota smáforrit (app) sem fylgir lausninni, bæði á Android og IOS.
Innskráning í smáforritið er með sama hætti og innskráning í veflausnina. Smáforritið er hægt að nota til upptöku sem vistast með sama hætti og aðrar upplýsingar í SpeedAdmin. Upptökur eru dulkóðaðar í hvíld. Upptökur vistast ekki miðlægt eða á tækið, þær vistast eingöngu í lausninni sjálfri og ef það er spilað, þá spilast það þaðan. Fræðsla og verklag um upptökur í smáforritinu verður veitt, ef til þess kemur.
Hvaða persónuupplýsingar er unnið með?
- Upplýsingar um nemanda: Auðkenni (númer), nafn, kennitala, heimilisfang, farsími, heimasími, annar sími, netfang, kyn (drengur, stúlka, kynsegin/annað), mynd, upplýsingar um foreldra/forsjáraðila, athugasemdir skóla, athugasemdir forsjáraðila, deild, flokkur, grunnskóli, annar skóli, innritunardagsetning, greiðandi skólagjalda, heldur áfram námi, kennsla, forsjáraðilar, leiga á búnaði, umsókn um skólavist, skólasókn (dagsetning, viðvera (mætti, seint, leyfi, fjarvist, frí) kennari forfallaður, skýring), próf, verkefni, myndir og aðgerðaskráning vegna notkunar SpeedAdmin. Upplýsingar um lífshættulega sjúkdóma, þegar og ef við á.
- Upplýsingar um foreldra/forsjáraðila: Auðkenni, nafn, kennitala, heimilisfang, farsími, heimasími, annar sími, netfang og athugasemdir, merki, leiga á búnaði og aðgerðaskráning vegna notkunar Speed Admin.
Komið getur til þess að óskað verði eftir samþykki foreldra/forsjáraðila vegna myndatöku og myndbirtingar eftir því sem við á.
Hvaðan koma upplýsingarnar?
Hafi barnið nú þegar verið skráð í skólahljómsveit færast upplýsingar sem nú þegar hafa verið skráðar í School Archive, sem er sú lausn sem notuð hefur verið, yfir í SpeedAdmin.
Vegna nýrra umsókna veitir það foreldri/forsjáraðili sem sækir um skólahljómsveit fyrir barn sitt í gegnum SpeedAdmin upplýsingar um barnið auk þess sem Reykjavíkurborg sækir grunnupplýsingar um barnið og foreldra/forsjáraðila til Þjóðskrár. Jafnframt kann Reykjavíkurborg að sækja nauðsynlegar upplýsingar frá gagnagrunni skóla- og frístundasviðs. Unnið er með upplýsingar sem verða til í tengslum við starf skólahljómsveitarinnar. Upplýsingarnar eru skráðar í SpeedAdmin þegar við á.
Hversu lengi eru persónuupplýsingarnar geymdar?
Nemendur og foreldrar/forsjáraðilar þeirra hafa aðgang að SpeedAdmin á meðan börn þeirra eru skráð í skólahljómsveit. Þegar nemendur hætta skólagöngu og loka þarf aðgangi í SpeedAdmin er stuðst við tölvureglur Reykjavíkurborgar. Reykjavíkurborg er skilaskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Það þýðir að sveitarfélaginu er óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema með sérstakri heimild þjóðskjalavarðar. Að tilgreindum tíma liðnum er Reykjavíkurborg skylt að afhenda Borgarskjalasafni tilskilin gögn sem unnið er með til varðveislu.
Nánar tiltekið eru þær persónuupplýsingar sem sveitarfélagið vinnur því almennt afhentar Borgarskjalasafni að ákveðnum tíma liðnum samkvæmt því sem skjalavistunaráætlanir Reykjavíkurborgar kveða á um. Almennt eru skjöl í vörslum Reykjavíkurborgar afhent Þjóðskjalasafni að 30 árum liðnum í samræmi við 1. mgr. 15. gr. laga um opinber skjalasöfn, en skjöl og önnur gögn á rafrænu formi skulu afhent Borgarskjalasafni þegar þau hafa náð fimm ára aldri.
Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga?
Reykjavíkurborg gætir öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum, þ. á m. aðgangsstýringum og dulkóðun. Allt það starfsfólk borgarinnar sem kemur að vinnslu persónuupplýsinga er bundið þagnarskyldu.
Miðlun persónuupplýsinganna til þriðja aðila
Þær upplýsingar sem veittar eru í umsóknarferli í SpeedAdmin er miðlað til þeirrar skólahljómsveitar sem barnið er skráð í. Þar eru upplýsingar umsóknar skráðar í nemendaskrá skólahljómsveitarinnar en eins og fram hefur komið nota skólahljómsveitir til utanumhalds kerfið SpeedAdmin. Gerður hefur verið svokallaður vinnslusamningur við SpeedAdmin þar sem SpeedAdmin telst vera vinnsluaðili. Stofnaður er aðgangur fyrir nemendur og foreldra/forsjáraðila að lausninni þar sem þeir geta fylgst með námi barns síns.
Til að hægt sé að innheimta skólagjöld hjá þeim sem eru skráðir í skólahljómsveitir borgarinnar er tekinn listi úr SpeedAdmin og hann yfirfærður í Agresso, sem er innheimtukerfi sem borgin notast við.
Eftirfarandi persónuupplýsingar eru færða úr SpeedAdmin yfir í Agresso:
- Nafn, kennitala og námsstig nemanda, skólaár, kennitala greiðanda, leiga á hljóðfæri, kostnaðarstaðarnúmer skólahljómsveitar og upphæð skólagjalds.
Gögn sem verða til í SpeedAdmin eru vistuð með öruggum hætti innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES).
Reykjavíkurborg mun að öðru leyti ekki miðla persónuupplýsingum til annarra aðila nema borginni sé slíkt skylt á grundvelli laga, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar. Þá mun borgin ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema á grundvelli sérstakrar heimildar þar um og ekki án þess að upplýsa þig um slíkt.
Andmæli við vinnslu upplýsinga
Vilji foreldri/forsjáraðili andmæla vinnslu persónuupplýsinga í SpeedAdmin er hægt að koma þeim andmælum áleiðis til skólastjóra í viðkomandi skólahljómsveit. Andmæli verða tekin til skoðunar og eftir atvikum boðið upp á aðrar lausnir fyrir nemendur sé talið tilefni til þess.
Sjálfvirk ákvarðanataka
Ekki fer fram sjálfvirk ákvarðanataka í tengslum við umsóknir eða starfsemi skólahljómsveita Reykjavíkurborgar.
Réttindi þín
Foreldra/forsjáraðili kann að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Reykjavíkurborg vinnur með í tengslum við skráningu barns í skólahljómsveit. Þá kann foreldri/forsjáraðili að hafa rétt til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að foreldri/forsjáraðili eða þriðji aðili fái upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi.
Nánari upplýsingar um þessi réttindi má finna í persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar.
Kvörtun yfir vinnslu
Sérstök athygli er vakin á því að sé foreldri/forsjáraðili ósátt/ur við meðferð Reykjavíkurborgar á persónuupplýsingum sínum eða barns getur þú ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar eða sent erindi til Persónuverndar.