Verkefna- og vörustýring

""

Verkefni sem fara í gegnum verkefna- og vörustýringu eiga það sameiginlegt að styðja við stafræna vegferð borgarinnar og bæta þjónustu. Þau eru af ýmsum toga og snúa meðal annars að aukinni sjálfsafgreiðslu og sjálfvirkni, lagfæringu ferla, innleiðingu á nýrri tækni, breyttu verklagi og útfösun eldri kerfa.

Hvers vegna er þetta mikilvægt?

Reynslan hefur sýnt okkur að með því að beita faglegri verkefnastjórnum nýtum við bæði tíma og fjármagn betur, auk þess sem gæði verkefna eykst. 

Vörustýring hefur tryggt okkur meiri og betri yfirsýn – við sjáum betur hvaða verkefni eru í gangi og komum þannig í veg fyrir tvíverknað. Nú getum við séð strax í upphafi verkefna hvort við uppfyllum nú þegar annarstaðar þær þarfir sem verið er að sníða verkefnið að.

Ávinningurinn er skýr: með tilkomu verkefna- og vörustýringar er innleiðing á nýrri þjónustu orðin kvikari og skilar meiri ávinningi.  

Vörustýring hjá hinu opinbera

Vörustýring er þekkt hugtak í hugbúnaðargeiranum og flestur hugbúnaður sem við notum daglega hefur vörustjóra eða vöruteymi á bakvið sig. 

 

Innan stjórnsýslunnar er hugtakið vörustýring frekar nýtt og á augljóslega ekki við í öllu sem við gerum.

 

Í stafrænni umbreytingu er þetta hinsvegar eitt af lykilatriðunum til að tryggja að umbreytingin gangi upp og sé sjálfbær. 

Teikning af krökkum að raða verkefnum á fartölvuskjá.

Ferlið – svona gengur þetta fyrir sig

Skref 1

Stafrænir leiðtogar á sviðum borgarinnar finna tækifæri sínu sviði og kanna hvaða þarfir starfsfólk og þjónustuþegar sviðsins hafa.

Skref 2

Tækifærin eru vandlega skoðuð og tillögur að verkefnum unnar út frá þeim. 

Skref 3

Tillögurnar eru bornar undir verkefnaráð Þjónustu- og nýsköpunarsviðs.

Skref 4

Verkefnaráð fer yfir verkefnatillögurnar, ákveður hvaða verkefni á að taka fyrir og forgangsraðar þeim. Svokallað strategic portofolio management.

Skref 5

Hér kemur verkefnastýring inn. Við tekur greining, framkvæmd og innleiðing verkefnisins.

Skref 6

Vörustjórarnir taka við og passa upp á lausnirnar, tryggja farsælan rekstur þeirra og stöðuga framþróun.

Orðskýring: Stafrænn leiðtogi

Stafrænir leiðtogar halda utan um og forgangsraða stafrænum verkefnum á sviðum borgarinnar. Þeir mynda eitt teymi innan Þjónustu- og nýsköpunarsviðs en eru alla jafna staðsettir inni á fagsviðunum, einn á hverju sviði.

 

Stafrænu leiðtogarnir eiga í stöðugu samtali við framkvæmdastjórn síns sviðs og annað lykilstarfsfólk sem gerir þeim kleift að koma auga á tækifæri, kortleggja þarfir starfsfólks og íbúa, koma í veg fyrir sóun eða tvíverknað og sjá til þess að réttu verkefnin fái brautargengi.  

Teikning af manneskju með margar hendur að sinna fjölbreyttum verkefnum.

Við veitum góða þjónustu

Við brennum fyrir því að veita góða þjónustu – enda snúa flestöll okkar verkefni að þjónustu með einum eða öðrum hætti.

Þau verkefni sem við tökum fyrir eru þó ekki eingöngu hugsuð fyrir íbúa Reykjavíkur, heldur einnig starfsfólk borgarinnar – enda er starfsfólk borgarinnar í mörgum tilfellum að þjónusta annað starfsfólk.

Reykjavíkurborg er einn stærsti vinnustaður landsins, og því er lykilatriði að tryggja að allt þetta starfsfólk geti sinnt vinnu sinni sem best.

Fyrir íbúa

Dæmi um þjónustur sem gagnast íbúum Reykjavíkur beint eru Mínar síður og Ráðgjafinn. Báðar þjónusturnar eru dæmi um vörur sem þróaðar voru innanhúss í samstarfi við verktaka úr einkageiranum. Þær hafa þann tilgang að bæta og einfalda þjónustu við borgarbúa og því er mikilvægt að íbúinn sé í forgrunni.

 

Þessar vörur stóla einnig mikið á samþættingar við aðrar þjónustur, vörur og lausnir sem eru í rekstri, innleiðingu eða úthýst. Þær tengjast þjónustum frá Stafrænu Íslandi (island.is), eru hlekkur í skólainnritun, koma í staðinn fyrir gamla ferla, sækja gögn úr eldri kerfum og svo má lengi telja. Vörudrifinn þankagangur hefur tryggt að umsvif og umsýsla þessara lausna voru kvik. 

Fyrir starfsfólk

Verkefnin Hlaðan og rafrænar undirritanir eiga það sameiginlegt að vera fyrst og fremst þjónustur fyrir starfsfólk Reykjavíkur. Hlaðan uppfyllir lagaskyldur vegna skjalageymslu og rafrænar undirritanir einfalda og flýta fyrir samþykktum, ráðningum og undirritun skjala.

 

Báðar vörurnar eru aðkeyptar, en aðkoma vörustýringar hefur skipt höfuðmáli þegar kemur að því að tryggja hagkvæmni, fylgja eftir samningum og taka upplýstar ákvarðanir varðandi hvað skal aðlaga og hvað er nýtt beint frá birgja.

Stafræna hönnunarkerfið Hanna

Hanna er annað dæmi um vöru sem er fyrst og fremst notað af starfsfólki borgarinnar.

 

Tilgangur Hönnu er að tryggja samræmt útlit á stafrænum vörum Reykjavíkur. Útlit allra stafrænna lausna ætti þannig að vera samræmt og byggja á þeim stöðlum og leiðbeiningum sem eru settar fram í hönnunarkerfinu.

 

Hönnunarkerfi eru í stöðugri þróun og bregðast þarf við breyttum kröfum hratt og örugglega. Einnig þarf að stuðla að því að kerfið sé notað til að einfalda hönnunar- og þróunarvinnu. Kerfið nýtist þvert á öll svið Reykjavíkur og þá sérstaklega gerir það aðkeypta hönnunarþjónustu hagkvæmari og í einhverjum tilfellum óþarfa.  

""

Hönnuð hönnun (og Hanna nú!)

Hvort er hönnunarkerfi meira stjórnarskrá, samskiptastaðall eða tvíhliða varnarsamningur milli forritunar- og hönnunarteyma? 

Már Örlygsson viðmótssérfræðingur ræðir hvernig kerfisbundin hönnun flýtir framkvæmd, lækkar kostnað og eykur gæði og aðgengileika rafrænnar þjónustu hjá Reykjavíkurborg.

Upptaka frá málþinginu „Hvernig betrum við borg?“ á HönnunarMars 2022.